Whaller

Les organisations

Une organisation est une entité telle qu'une association, une entreprise, un club, etc...

Ses utilisateurs sont les membres de l'organisation (utilisateurs internes comme des employés par exemple), ou les visiteurs (utilisateurs externes comme des clients, partenaires...).

Il n'y a pas de limitation du nombre de membres ou de visiteurs pour une organisation.

Les sphères créées au sein d'une organisation sont différentes des sphères personnelles.

Caractérisques des organisations

Caractéristique
Description

Sphères d'organisation

Les sphères créées au sein d'une organisation ont des caractéristiques différentes des sphères personnelles. Pour plus de détails, voir Les sphères d'organisation. Les personnes qui ne sont pas membres ou visiteurs d'une organisation ne peuvent entrer dans les sphères d'une organisation.

Gestionnaire

Une organisation doit avoir un gestionnaire minimum. Le gestionnaire a accès à une interface particulière pour définir certaines options de l'organisation, gérer les membres et les visiteurs.

Portail interne

Le portail interne de l'organisation est une page qui liste les sphères affiliées à l'organisation, ainsi que d'autres éléments liés à l'organisation (widgets, informations sur l'organisation...). Sur cette page, les membres peuvent demander à rejoindre certaines sphères. Il est possible de demander à Whaller de personnaliser le portail internet. Pour cela, envoyez un email à contact@whaller.com

Portail externe

Le portail externe de l'organisation est la page qui est vue par les utilisateurs non connectés à Whaller. Cette page permet notamment de demander une invitation pour devenir membre. Il est possible de demander à Whaller de personnaliser le portail internet. Envoyer un email à contact@whaller.com

Les portails d'organisations

Le portail d'organisation est accessible sur la page principale, en cliquant sur le nom de l'organisation, ici "Mon entreprise" ou via le menu "Mes sphères".

Si vous êtes gestionnaire d'une organisation, une roue dentée est présente en regard du nom de l'organisation. Elle vous permet d'accéder rapidement aux menus d'administration de votre organisation.

Les gestionnaires d'organisation

On est gestionnaire d'organisation si l'on crée sa propre organisation ou si l'on a été nommé gestionnaire sur une organisation dans laquelle on est déjà membre. Pour voir la liste des organisations dont on est membre, cliquer sur "Mes sphères" pour afficher la liste des organisations et sphères ou aller sur la page d'accueil.

Création de l'organisation

Pour créer une organisation, cliquer dans la barre de menu sur

Entrer le nom de l'organisation, et une description. Le numéro de téléphone est recommandé.

Le portail de l'organisation s'affiche, il n'y a plus qu'à se laisser guider. Utiliser le menu "Gestion" pour paramétrer l'organisation.

Gérer les membres et les visiteurs

Les membres d'une organisation sont, par exemple, des employés de l'entreprise, des adhérents de l'association ou du club...

Les visiteurs sont les personnes externes mais qui peuvent être dans certaines sphères de l'organisation qui accepteraient les visiteurs. Par exemple, des clients, des partenaires...

Après avoir créé l'organisation (voir la page Création de l'organisation), cliquer sur l'onglet "Gestion"

Cliquer sur "Ajouter des personnes à votre organisation", via la section "Membres".

On peut ajouter les personnes par leur identifiant Whaller ou par leur email si elles ne sont pas encore sur Whaller.

On peut ajouter plusieurs membres, en séparant les noms par une virgule.

Une fois les membres ou les visiteurs ajoutés, on peut les passer visiteurs ou membres, ou les retirer de l'organisation.

Créer des sphères d'organisation

Pour créer vos sphères d'organisation :

  • cliquer sur l'icône dans la barre en haut.
  • Choisissez le titre de votre sphère et l'organisation dont cette sphère fera partie de cliquer sur "créer une sphère". Organisations 11 {.small-border}
  • Vous pouvez aussi directement créer une sphère en cliquant sur l'icône "Créer une sphère" présente dans la liste des sphères de votre organisation.

Paramétrer une organisation

Les éléments paramétrables de l'organisation, disponibles par défaut, sont :

  • le nom de l'organisation
  • le logo
  • la couleur
  • le type d'organisation
  • la description
  • le portail public
  • la charte
  • la personnalisation des emails
  • les options de sphères
  • les emails acceptés automatiquement
  • les badges

Pour plus de détails sur la configuration de l'organisation, voir la page d'aide Configurer son organisation.

Autres options disponibles

Demandes d'invitations sur le portail
Quand le portail est activé sur une organisation, une personne peut demander à entrer dans celle-ci. Il est alors possible de désactiver cette possibilité. Pour devenir membre de votre association, il faudra donc être invité.
Dans la configuration de votre organisation, aller dans la partie "Portail public", section "Options" et décocher la case. Finaliser en cliquant sur "Enregistrer".

Activer le Markdown

L'option "Activer le Markdown" permet d'ajouter des options de mise en forme sur les messages d'une sphère. Ainsi, il est possible de mettre des listes, des titres ou encore ajouter un style gras et/ou italique dans vos messages. Plus d'informations sont disponibles sur la page Syntaxe Markdown.

Une fois l'option activée, deux icônes sont ajoutées dans la fenêtre d'écriture d'un nouveau message :

  • la première pour permettre un aperçu de la mise en forme,
  • la seconde pour indiquer que l'option est activée et afficher l'aide. Organisations 19 {.small-border}

Accepter automatiquement des membres

Afin de permettre aux personnes de votre société ou association d'accéder rapidement à l'organisation dédiée sur Whaller, il est possible de configurer des noms de domaines qui permettront l'acceptation automatique.
Par exemple, étant propriétaire du domaine example.com, je le renseigne dans cette section de la configuration de mon organisation, et toutes les demandes d'accès en utilisant un email de ce domaine seront acceptées. Les personnes deviendront membres automatiquement.

Gérer ses sphères

Si vous êtes gestionaire d'une organisation, vous avez la possibilité de changer les propriétés des sphères de l'organisation. Pour cela, il faut vous rendre dans l'espace prévu à cet effet. Gestion de spère {.small-border}

Une page avec toutes les sphères de l'organisation apparaît, listant le propriétaire de celle-ci, sa description, ses options et différentes actions que l'on peut effectuer pour modifier le statut de la sphère.

Modifier les propriétés d'une sphère

Une sphère peut avoir plusieurs statuts différents qui impacteront sa visibilité ou son accessibilité.

Propriétés
Description

Sphère officielle

Une sphère officielle sera affichée dans la section "Sphères officielles". Toutes les autres sphères visibles seront regroupées dans la section "Autres sphères". Ceci est utile pour mettre en avant certaines sphères au sein d'une organisation.

Sphère globale

Une sphère globale est une sphère qui aggrège automatiquement les membres de l'organisation.

Sphère ouverte à l'organisation

Une sphère ouverte est une sphère qui ne nécessite pas de validation par les administrateurs pour en devenir membre.

Sphère visible

Une sphère visible sera affichée sur le portail de l'organisation.

Sphère non visible

Une sphère non visible ne sera pas affichée sur le portail de l'organisation.

Changer de propriétaire

Il est aussi possible de changer de propriétaire la sphère. Le propriétaire peut nommer de nouveaux administrateurs dans une sphère.

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